Het principe achter telefooncellen is relatief eenvoudig. Door gebruik te maken van telefooncellen kunnen medewerkers eindelijk in alle rust telefoneren en vergaderen. Het geluid, dat normaal gesproken andere collega's stoort, is daardoor niet meer to horen. Zo kan er in alle rust en geconcentreerd op het kantoor gewerkt worden. In de telefooncel kan je dan ook in een stille en privé omgeving bellen.
Het hoofdprobleem van open kantoorruimtes is dat medewerkers ongelooflijk vaak worden afgeleid. Dit gebeurt via telefoongesprekken, vergaderingen, videoconferenties of zelfs eenvoudige gesprekken met medewerkers. Deze afleidingen in het OpenSpace-gebied verminderen de concentratie van de medewerkers erg.
Studies van de Universiteit van Californië bewijzen dit op indrukwekkende wijze. Na een afleiding duurt het wel 20 minuten voordat u weer volledig geconcentreerd kunt werken. (1) Alleen naar een gesprek van een medewerker te luisteren is al genoeg om je af te leiden. Na de afleiding werken de hersenen op een lagere capaciteit.
Zo wordt 20% van de totale arbeidstijd verspild. Dat is ongeveer anderhalf uur per dag. (2) Dus je kunt zien wat een enorm verlies aan werktijd wordt veroorzaakt door afleidingen
Ironisch genoeg, zijn de werknemers zelf de grootste bron van deze afleiding. (3)*
"Mechanische geluiden, zoals het rinkelen van een telefoon of het gekletter van een toetsenbord, storen de hersenen niet. Maar de communicatie tussen twee mensen, d.w.z. het praten met anderen, doet dit wel. Een telefoontje van een collega of een gesprek tussen twee personen vermindert automatisch de concentratie van de luisteraars met wel tien procent. Aandacht en prestatievermogen vallen dus onvrijwillig weg zonder dat de betrokkene er iets aan kan doen"*.
De telefooncellen en de belcellen van QuietOffice zorgen voor rust op het kantoor. Werknemers gaan gewoon in telefooncellen of belcellen voor vergaderingen of telefoongesprekken. Hierdoor wordt de grootste bron van afleiding, namelijk het praten, verwijderd. Daardoor neemt de concentratie en productiviteit op het kantoor toe. Deskundigen gaan ervan uit dat rust de productiviteit met 15 tot 28 procent verhoogt. (5)
Door het verhogen van de productiviteit hebben medewerkers nu minder tijd nodig en maken minder fouten. Dat betekent dat tijd gespaard kan worden. En tijd is geld.
We zullen dit effect illustreren met een voorbeeldberekening. We gebruiken ruime cijfers voor deze berekening.
We gaan uit van een afdeling met tien medewerkers in een open kantoor. De tien medewerkers verdienen gemiddeld €2.500 (netto). De installatie van QuietOffice telefooncellen vermindert dus de hoeveelheid van afleiding en creëert meer rust op het kantoor. De medewerkers werken nu 5% productiever.
Gemiddeld zijn er 18,1 werkdagen per maand ( zonder vakantie en feestdagen). (6)
Nu berekenen we hoe veel werktijd gespaard wordt.
18,1 dagen * 5% stijging van de productiviteit = 9,05 dagen tijdwinst per maand
9,05 dagen bespaarde arbeidstijd * 10 werknemers = 9,05 dagen totale bespaarde arbeidstijd per maand
9,05 dagen * 12 maanden = 108,6 dagen tijdwinst per jaar.
De arbeidstijd per werknemer binnen een jaar is 217,2 dagen.
108,6 dagen / 217,2 dagen = 0,5 jaar arbeidstijdbesparing
Dit resulteert in een besparing van arbeidstijd,gelijk aan één extra werknemer. Een team van 10 medewerkers bereikt dus net zoveel door de verhoging van de productiviteit als een team van 10,5 medewerkers.
2.500€ maandsalaris * 6 maanden = 15.000€ loonkosten.
15.000€ (netto) loonkosten worden bespaard.
Telefooncellen kunnen de productiviteit van de medewerkers verhogen. En dit resulteert in een grote kostenbesparing, want nu wordt in minder tijd een beter resultaat bereikt. In de berekening werd duidelijk dat de aankoop van belcellen zelfs voor kleine kantoren een goed idee is. Met slechts 10 medewerkers bespaar je al 15.000€.
Nu nog de vraag: Kost een QuietOffice telefooncel meer dan 15.000€? Nee, natuurlijk niet! Vraag een offerte aan om de prijs in te kunnen schatten.
Denk aan uw opportuniteitskosten:
De vraag is niet hoeveel het kost om een telefooncel te kopen.
De echte vraag is hoeveel het kost om geen telefooncel te kopen.
